Den 25 maj 2018 började dataskyddsförordningen, General Data Protection Regulation (GDPR), att gälla i alla EU:s medlemsländer.

GDPR omfattar alla som hanterar personuppgifter.

Vad innebär GDPR?

Syftet med förordningen är att stärka skyddet i samband med behandling av personuppgifter. Du har bland annat rätt att få information om hur dina personuppgifter behandlas och även vilka personuppgifter som behandlas.

Du har också rätt att få felaktiga personuppgifter rättade eller raderade i sin helhet. Dessutom finns möjlighet att få behandlingen av dina personuppgifter begränsade.

Vad betyder det för dig som donator?

Vi på Development Office ser nu över våra system och anpassar dem efter den nya förordningen. Det här kan påverka våra utskick gällande bland annat evenemang och träffar.

Vänligen notera att vi behöver ditt aktiva samtycke för att kunna fortsätta vår relation med dig. Kontakta oss gärna så berättar vi mer om vilka uppgifter vi behöver.

Kontaktuppgifter till avdelningen Development Office

Varför sparar vi information?

Development Office samlar kontaktuppgifter i en databas i syfte att upprätthålla en långsiktig relation och kommunikation med dig som vän till universitetet.

Vi använder uppgifterna för att till exempel

• registrera och särskilja donationer
• skicka personliga meddelanden, nyhetsbrev eller inbjudningar till evenemang
• rapportera om projekt du eventuellt bidragit till

Vi använder också uppgifterna för att hantera deltagande i samband med nämnda evenemang. Du kan när som helst avanmäla dig från enskilda utskick.

När du donerar till Lunds universitet eller dess anknutna stiftelser sparas informationen om ditt bidrag i syfte att slutföra donationsprocessen. Medarbetare vid Development Office kan komma att göra noteringar utifrån de kontakter som de har eller har haft med dig, samt lägga till relevanta dokument såsom gåvobrev eller avtal.

Vi kommer inte att flytta personuppgifter till databaser eller system utanför Lunds universitet och kommer aldrig att använda dessa personuppgifter för andra ändamål än de som beskrivs här.

Vi förbehåller oss rätten att, för statistiska ändamål, göra sammanställningar av den registrerade informationen. Denna information kommer att behandlas i avidentifierat skick och går alltså inte att härleda till en viss person.

Vi sparar aldrig kontokortsuppgifter.

Vilka personuppgifter lagras?

Development Office sparar följande uppgifter om donatorn:

• namn
• kontaktuppgifter
• information om gåvan
• information om donatorns önskemål rörande kommunikation och anonymitet
• vissa mötesanteckningar
• organisationstillhörighet – det vill säga om personen företräder en viss organisation, stiftelse eller ett företag.

Vill du ta del av, eller ändra dina personuppgifter?

Kontakta oss gärna om du vill veta vilka personliga uppgifter vi har lagrade om dig eller om du vill göra ändringar i dina kontaktuppgifter.

Kontaktuppgifter till avdelningen Development Office

Hur länge sparas uppgifterna?

En donation räknas som en allmän handling. Utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen är att universitetet som statlig myndighet ska bevara allmänna handlingar.

Universitetet får endast gallra allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.

Som grund sparar Development Office dina kontaktuppgifter i sju år efter senaste kontakt (enligt Bokföringslagen). Detta för att kunna erbjuda bästa möjliga uppföljning gentemot dig som vän till universitetet.

Vi behöver ditt aktiva samtycke

Personuppgifter får behandlas om man har en rättslig grund. Samtycke är en av de sex olika rättsliga grunderna som återfinns i Dataskyddsförordningen – GDPR och är den legala grund som Development Office använder sig av i arbetet gentemot donatorer. GDPR ställer vissa krav för hur ett samtycke ska utformas och användas för att vara giltigt.

• Samtycket ska vara frivilligt. Den som ska ge sitt samtycke ska ha en faktisk möjlighet att tacka nej utan att påverkas negativt. En person ska utan problem kunna välja att inte samtycka, samt kunna ta tillbaka sitt lämnade samtycke.
   
• Samtycket ska vara informativt. Det innebär att innan en person lämnar sitt samtycke ska denne ha fått tillgång till tillräcklig information avseende vad det är som samtycket avser, vilka personuppgifter som behandlas, ändamål/syfte med behandlingen och samtyckets giltighetslängd.
  
  Personen ska också ha fått information om hur man kommer i kontakt med personuppgiftsansvarig, att man har rätt att när som helst återkalla sitt samtycke samt rätt att begära rättelse, dataportabilitet, radering eller begränsning av de personuppgifter som behandlas.
   
• Samtycket ska vara en aktiv handling. Den som ska samtycka till en behandling aktivt måste samtycka till en behandling.
   
• Den som lämnar ett samtycke ska ha möjlighet att förstå innebörden av samtycket.

För mer information om samtycke, vänligen kontakta oss

Vill du donera anonymt?

Om du väljer att vara anonym kontakta oss gärna, så hjälper vi dig.

Välkommen att kontakta oss